(dále jen „Informace“)
ve smyslu čl. 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016,
o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“)
Spolek Venture Club z.s., IČ: 054 61 201, se sídlem Konviktská 291/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 66843 (dále také jako „Správce“) tímto informuje subjekty údajů – své členy (řádné i základní) o zpracování osobních údajů za podmínek níže uvedených.
1. Účel a rozsah zpracování osobních údajů
Správce zpracovává níže uvedené osobní údaje členů za účelem:
- vedení seznamu členů, a to v souladu se stanovami Správce,
- zajištění řádné komunikace se členy Správce, a to nejen pro splnění informačních povinností vůči členům Správce, ale také pro naplnění cílů Správce deklarovaných ve stanovách Správce;
(společně dále jako „administrativní účely“)
Správce zpracovává následující osobní údaje subjektů údajů pro administrativní účely:
- jméno a příjmení (včetně rodného), příp. akademický titul;
- datum narození;
- adresa trvalého bydliště / kontaktní adresa (pokud se liší od adresy trvalého bydliště);
- e-mailová adresa;
- druh členství;
- datum vzniku / zániku členství.
Správce v této souvislosti výslovně informuje subjekt údajů, že výše popsané zpracování osobních údajů vyplývá ze zákonných povinností Správce, a proto není pro tyto účely vyžadován souhlas subjektu údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení – s tím, že dle tohoto ustanovení je tedy subjekt údajů povinen pro účely členství u Správce povinen předat Správci výše uvedené osobní údaje, a to pro výše popsané účely jejich zpracování.
Nad rámec výše uvedeného zpracování osobních údajů pro administrativní účely dále Správce informuje subjekt údajů, že využívá jeho osobní údaje v rozsahu jména, příjmení a jeho kontaktní e-mailové adresy rovněž pro zasílání obchodních sdělení, newsletteru a případných dalších propagačních materiálů Správce (dále jen „obchodní sdělení“), a to v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů – s tím, že subjekt údajů je tímto zároveň v souladu s výše citovaným zákonem výslovně informován, že může kdykoli odmítnout zasílání obchodních sdělení, a to oznámením zaslaným Správci na e-mailovou adresu: invest@ventureclub.cz.
2. Způsob zpracování a zpřístupnění osobních údajů
V rámci zpracování osobních údajů podle této Informace byla přijata technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů subjektu údajů, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů, a to i po ukončení zpracování osobních údajů.
Osobní údaje se zpracovávají v sídle Správce, tj. na adrese Konviktská 291/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, a dále v kancelářských prostorách pronajatých Správcem pro účely administrativního zajištění chodu Správce a úschovy / archivace dokladů umístěných na adrese Na Krocínce 656/5, 190 00 Praha 9, a to jednotlivými osobami jednajícími v zastoupení Správce prostřednictvím prostředků výpočetní techniky.
Dále Správce informuje subjekt údajů, že jeho osobní údaje jsou ve výše uvedeném rozsahu zpřístupněny spolupracující společnosti Venture Club Invest s.r.o., IČ: 065 03 829, se sídlem shodným se Správcem (dále jen „Spolupracující společnost“), která provozuje informační systém Invest, a to v zákonném rozsahu osobních údajů nezbytných pro potřeby Správce vyplývající z členství subjektů údajů u Správce, rozšířeným o další osobní údaje spojené s evidencí investic za předpokladu, že dotčený subjekt údajů vstoupí do jednání o uzavření rámcové investiční smlouvy se Spolupracující společností, a to za účelem realizace správy majetku srovnatelné s obhospodařováním (dle § 15 zákona č. 240/2013 Sb., o investičních společnostech a investičních fondech, ve znění pozdějších předpisů) a dalších investičních činností Spolupracující společností navazujících na předmět činností Správce.
Správce dále externím způsobem zajišťuje rovněž další vývoj a údržbu informačního systému Invest, a to prostřednictvím společnosti Spinware s.r.o., IČ: 046 06 809, se sídlem Purkyňova 2855/97a, Královo Pole, 612 00 Brno, které mohou být za tímto účelem zpřístupněny osobní údaje subjektů údajů, v plném rozsahu.
S ohledem na skutečnost, že Správce zajišťuje vedení účetnictví a daňového poradenství prostřednictvím třetí osoby, která pro tyto účely ze zákona zpracovává osobní údaje subjektů údajů, Správce tímto informuje subjekt údajů, že jeho osobní údaje jsou ve výše uvedeném rozsahu rovněž zpracovávány koncernem EDM Utilitas, jmenovitě pak společností EDM Utilitas Tax, s.r.o., IČ: 242 60 843, se sídlem Revoluční 1080/2, 110 00 Praha 1, a společností EDM Utilitas Accounting, s.r.o., IČ: 029 39 053, se sídlem tamtéž.
Správce dále externím způsobem zajišťuje rovněž tvorbu, následnou údržbu webových stránek a správu online marketingových aktivit, a to prostřednictvím společnosti StartOnline s.r.o., IČ: 046 06 809, se sídlem Lucemburská 1599/31, 130 00 Praha 3, které jsou za tímto účelem zpřístupněny osobní údaje subjektů údajů, avšak jen v rozsahu jména, příjmení, e-mailové adresy a úrovně členství.
Osobní údaje zpracovávané Správcem podle této Informace mohou být dále zpřístupněny pouze oprávněným orgánům veřejné správy a institucím či jiným subjektům, budou-li splněny podmínky uvedené v příslušných právních předpisech.
3. Práva subjektu údajů spojená se zpracováním osobních údajů
Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, resp. o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, je Správce povinen tuto informaci / příslušné osobní údaje bez zbytečného odkladu předat dotčenému subjektu údajů v elektronické formě (pokud subjekt údajů nepožádal o předání v jiné formě) – s tím, že v případě opakované žádosti má Správce právo za poskytnutí informace / předání kopie zpracovávaných osobních údajů požadovat od dotčeného subjektu údajů náhradu administrativních nákladů.
Dále má subjekt údajů právo, aby Správce za podmínek stanovených v čl. 16 až 20 Nařízení osobní údaje týkající se dotčeného subjektu údajů bez zbytečného odkladu (i) opravil, (ii) vymazal, (iii) omezil co do rozsahu jejich zpracování nebo (iv) předal ve strukturovaném formátu jinému správci.
Subjekt údajů je dále oprávněn vznést námitku vůči zpracování jeho osobních údajů, a to včetně výslovné námitky vůči zpracování osobních údajů pro zasílání obchodních sdělení a jiné propagační účely Správce.
Výše uvedený postup nezbavuje subjekt údajů práva obrátit se svou žádostí či jiným podnětem přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.
4. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje subjektů získané pro administrativní účely budou zpracovávány jak po dobu trvání členství subjektu údajů u Správce, tak i po dobu následujících 10 let po skončení tohoto členství, pokud právní předpisy nestanoví delší lhůtu (zejména z důvodu zákonem uložené archivace příslušných dokladů).
Pro účely zasílání obchodních sdělení a další propagační účely je Správce oprávněn zpracovávat osobní údaje subjektu údajů v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa do výslovného odmítnutí subjektu údajů k dalšímu zasílání obchodních sdělení, nejpozději však po dobu 10 let následujících po skončení členství.
5. Likvidace osobních údajů
Veškeré osobní údaje, u kterých uplynula doba určená k jejich zpracování ve smyslu čl. 4. této Informace, Správce zlikviduje bez zbytečného odkladu za použití odpovídajících technických a softwarových prostředků.
Osobní údaje v elektronické podobě se likvidují vymazáním příslušných souborů na lokálních discích / cloudu spravovaném pod zn. Active24 společností ACTIVE 24, s.r.o., IČ: 251 15 804, se sídlem Praha 8 – Karlín, Sokolovská 394/17, PSČ 18600. Osobní údaje na hmotných nosičích se likvidují výmazem nebo fyzickým zničením příslušného nosiče.
Osobní údaje v listinné podobě spočívající zejména ve smluvní dokumentaci uchovávané v souladu s příslušnými právními předpisy se po uplynutí doby zpracování dle čl. 4 této Informace, případně doby delší stanovené ze zákona k jejich archivaci, likvidují fyzicky jejich skartováním – s tím, že Správce zajišťuje skartaci buď sám, nebo prostřednictvím třetí osoby garantující řádný proces likvidace osobních údajů při zachování mlčenlivosti o osobních údajích, ke které bude tato osoba zavázána na základě smlouvy uzavřené se Správcem.
Pro vyloučení veškerých pochybností si Správce může pro vlastní potřebu ponechat některé informace o subjektu údajů, avšak pouze po provedení bezpečné anonymizace (tj. vytvoření stavu, kdy výsledná informace nemůže být znovu jakýmkoliv způsobem přiřazena ke konkrétnímu subjektu údajů).
V Praze dne 18. května 2018,
Venture Club z.s.
MUDr. Petr Šedivý
předseda výboru